Հաճախորդի/գործի իրավական գործ
«Ավագյան» իրավաբանական գրասենյակում հաճախորդների գործերի կառավարումը և պահպանումը շարունակական գործընթաց է, այլ ոչ թե այնպիսին, որը սկսվում է գործի ավարտին: Հաճախորդի ներկայացուցչության ընթացքում մեր գրասենյակի պարտականությունն է ապահովել, որ բոլոր փաստաթղթերը, գործակալական/վարչական/դատական ծանուցումները և գրառումները՝ թե՛ ֆիզիկական, թե՛ էլեկտրոնային, պատշաճ կերպով գրանցվեն և տրամադրվեն կամ վերադարձվեն հաճախորդին ստացման կամ ներկայացման պահից հետո, բացառությամբ ներքին նախագծերի:
Հաճախորդից ստացված բոլոր բնօրինակ փաստաթղթերը (օրինակ՝ ծննդյան վկայականներ, ամուսնության վկայականներ, անձնագրեր և այլն) պետք է պատճենահանվեն մեր արխիվների համար, իսկ բնօրինակները անմիջապես վերադարձվեն հաճախորդին: Մեր քաղաքականությունն է չպահել հաճախորդին պատկանող որևէ բնօրինակ փաստաթուղթ/գույք: Այնուամենայնիվ, հաճախորդներից ակնկալվում և պահանջվում է իրենց բնօրինակ փաստաթղթերը բերել բոլոր հանդիպումներին, հանդիպումներին, գործակալության հարցազրույցներին կամ լսումներին:
Բաց հարցեր
Նոր գործերը նույնականացվում են հաճախորդի անունով և եզակի գործի համարով, որով այն նույնականացվում է մեր ընկերության բոլոր աշխատանքային գրառումներում, ներառյալ հաշիվ-ապրանքագրերը և հաշվապահությունը: Մենք գործի քննության ընթացքում գործի փաստաթղթերը պահում ենք ժամանակագրական կարգով և պահպանում ենք այդ տվյալները մեր պրակտիկայի կառավարման ծրագրում: Բացի այդ, մեր ընկերության կողմից ստեղծված բոլոր փաստաթղթերը պահվում են արտաքին ֆայլերի պահպանման համակարգերում: Տեղում ֆիզիկական ֆայլեր չեն պահվում, և բոլոր ֆայլերը ստացվելուց հետո թվայնացվում են, որից հետո դրանք հնարավորինս շուտ վերադարձվում են հաճախորդին:
Փակ հարցեր
Հարցի լուծմանը հաջորդող պատասխանատու թիմի անդամը մեր Գործնական կառավարման ծրագրում կնշի այն որպես փակված, կմուտքագրի գործի ավարտի ամսաթիվը և որոշումը, ֆիզիկապես կտեղափոխի գործը մեր փակված գործերի արխիվ և գրավոր կտեղեկացնի հաճախորդին, որ մեր ընկերությունը փակել է նրա գործը: Գործի բոլոր ֆիզիկական փաստաթղթերն ու նյութերը հաճախորդին կտրամադրվեն ներկայացուցչության ընթացքում, ուստի հարցի լուծմանը հաջորդող մնացած ներքին գործի փաստաթղթերը անհապաղ կոչնչացվեն:
Գրառումների պահպանման ժամկետները
Մեր գրառումների պահպանման քաղաքականության համաձայն և էթիկական պահանջների կիրառմամբ թույլատրվածի համաձայն, բոլոր գրառումները կոչնչացվեն մեր ներկայացուցչության ավարտից հետո, երբ վերջնական նյութերը փոխանցվեն հաճախորդին, բացառությամբ անչափահաս հաճախորդների, որոնց դեպքում գրառումները կպահպանվեն 6 տարի՝ երեխայի 18 տարին լրանալուց հետո։
Հաճախորդի գրառումների ոչնչացման լիազորագիր
Մեր պարտավորագրի և վարձատրության համաձայնագիրը ստորագրելով կամ մեր ներկայացուցչությունն ընդունելով՝ հաճախորդը լիազորում է մեր ընկերությանը ոչնչացնել փակ գործերի գրառումները՝ համաձայն մեր գրառումների պահպանման քաղաքականության: Ինչպես նշված է վերևում, մեր ներկայացուցչության ընթացքում մենք մեր հաճախորդներին կփոխանցենք նրանց գործում առկա բոլոր փաստաթղթերի պատճենները. սակայն, եթե որևէ պահի հաճախորդը ցանկանա իր գործի գրառումների լրացուցիչ պատճեններ, գործի փակվելուց հետո և դրա ոչնչացումից առաջ, հաճախորդը պետք է կանխավճար կատարի վերարտադրության և առաքման ծախսերի համար:
Հաճախորդի ֆայլերի փոխանցում
Հաճախորդը համաձայնվում է, որ ինքը/նա ուշադիր կպահպանի իր գործի և ցանկացած բնօրինակ փաստաթղթի պատճենը և պատասխանատու կլինի գրառումները մեկ այլ փաստաբանի տրամադրելու համար, եթե հաճախորդը վարձի հաջորդ փաստաբանի: Հաճախորդը հստակորեն համաձայնվում է նախավճար վճարել վերարտադրության և առաքման ծախսերի համար, եթե որևէ պահի հաճախորդը ցանկանա իր գործի գրառումների պատճենները փոխանցել հաջորդ իրավաբանական խորհրդատուին, գործի ավարտից հետո և մեր անգործուն ֆայլերի պահպանման համակարգում դրա ոչնչացումից առաջ: