Юридическое дело клиента/дела

В юридической фирме Avagyan Law Firm управление и хранение клиентских файлов — это непрерывный процесс, а не тот, который инициируется по завершении дела. В ходе представления интересов клиента наша компания обязана обеспечить надлежащую регистрацию всех документов, уведомлений агентств, административных органов, судебных извещений и записей, как в бумажном, так и в электронном виде, и предоставлять их клиенту или возвращать ему после получения или предъявления, за исключением внутренних черновиков.

Все оригиналы документов, полученных от клиента (свидетельства о рождении, свидетельства о браке, паспорта и т. д.), должны быть скопированы для нашего архива, а оригиналы немедленно возвращены клиенту. Мы не храним оригиналы документов/имущества клиента. Тем не менее, мы ожидаем и обязаны приносить оригиналы документов на все встречи, совещания, собеседования в агентстве или слушания.

Открытые вопросы

Новые дела идентифицируются по имени клиента и уникальному номеру дела, который указывается во всех рабочих документах нашей фирмы, включая счета и бухгалтерский учёт. Мы подшиваем документы по делам в хронологическом порядке по мере их рассмотрения и сохраняем эти данные в нашей системе управления практикой. Кроме того, все документы, созданные нашей фирмой, хранятся во внешних файловых системах. Физические файлы не хранятся в офисе, все файлы оцифровываются при получении и возвращаются клиенту в кратчайшие сроки.

Закрытые вопросы

После завершения дела ответственный сотрудник отметит дело как закрытое в нашей системе управления практикой, укажет дату закрытия дела и решение суда, физически переместит дело в наш архив закрытых дел и письменно уведомит клиента о закрытии дела нашей фирмой. Все физические документы и материалы дела будут предоставлены клиенту в ходе представительства, поэтому после завершения дела все оставшиеся внутренние документы будут незамедлительно уничтожены.

Сроки хранения записей

В соответствии с нашей политикой хранения записей и применяемыми этическими требованиями все записи будут уничтожены по завершении нашего представительства, как только окончательные материалы будут переданы клиенту, за исключением несовершеннолетних клиентов, в отношении которых записи будут храниться в течение 6 лет после того, как ребенку исполнится 18 лет.

Разрешение на уничтожение клиентских записей

Подписывая наше письмо-обязательство и соглашение о гонораре, или принимая наше представительство, клиент уполномочивает нашу фирму уничтожать записи по закрытым делам в соответствии с нашей политикой хранения документации. Как указано выше, мы передадим нашим клиентам копии всех документов из их досье в ходе нашего представительства; однако, если клиенту в какой-либо момент понадобятся дополнительные копии записей по его делу, после закрытия дела и до его уничтожения, он должен будет внести предоплату расходов на копирование и доставку.

Передача файлов клиента

Клиент соглашается с тем, что он/она будет тщательно хранить копии своего дела и любых оригиналов документов и будет нести ответственность за передачу этих материалов другому юристу в случае привлечения клиентом следующего адвоката. Клиент прямо соглашается предоставить аванс на расходы по копированию и доставке, если клиент в какой-либо момент захочет передать копии своих материалов по делу следующему адвокату после закрытия дела и до их уничтожения в нашей системе хранения неактивных файлов.